Praktische informatie

Español

WERELDFESTIVAL VAN FOLKLORE SCHOTEN vzw

1. Optredens & Voorstellingen

• Het complete programma omvat 7 volledige voorstellingen die plaats vinden in een grote theatertent (marqué) met een doorzichtige achterwand en zicht op het Kasteel van Schoten. Iedere groep brengt een 12 minuten durend optreden, met een pauze van ongeveer 30 minuten.
• Animatie: Na elke avondvoorstelling is er een verbroedering late avond. Twee of drie groepen kunnen worden verzocht hun lokale muziek te brengen, terwijl iedereen wordt uitgenodigd om te dansen.
• Park Zap: Zaterdag is een familiedag, voornamelijk gewijd aan samen dansen met lokale volksdansers. Elke groep leert 2 van hun eenvoudige dansen aan. Tevens is er de mogelijkheid voor een stagetest. Verder is er de ganse dag een tentoonstelling van ambachten, waar groepen vriendelijk verzocht worden mee te doen.
• Zondag: ‘s morgens is iedereen uitgenodigd in de kerk voor een moment van introspectie tijdens een katholieke misdienst, terwijl groepen zingen of muziek brengen ( gepaste tekst/muziek van max. 1 minuut). ‘s Middags is er een receptie op het gemeentehuis voor een kleine afvaardiging van elke groep. In de namiddag is er een optocht van ongeveer 1 km door het centrum. (Groepen worden verzocht een dans en/of muziek stukje voor te bereiden dat al stappend kan worden gebracht tijdens de optocht).
• Sociale Optredens: Een dag (donderdag) worden de groepen verdeeld om vreugde te brengen bij ouderen en zieken.
• Muziek: De groep dient live muziek te brengen. Er is geen playback toegelaten, tenzij voor speciale items of effecten.
• Om een algemene folkloristische atmosfeer te brengen, verzoeken wij dat de leden van de groepen zolang ze op het terrein zijn en zolang de voorstelling duurt, zoveel mogelijk in hun folklore kostuums of minstens een typische en/of gelijke outfit blijven (zelfs als hun groep niet optreedt)

2. Documentatie

Voor de voorbereiding van het festival, vragen de organisatoren tegen ten laatste 1 MAART:

• Hoge kwaliteitsfoto’s van de groep (groot formaat, zwart/wit),
• Een zo gedetailleerd mogelijke beschrijving van de geschiedenis van de groep, hun programma, de dansers, de kostuums, en alle andere informatie die kan van interesse is voor het publiek. Deze informatie zal worden gebruikt voor de aankondiging van de groepen, of worden verwerkt in pers berichten.
• Indien mogelijk een CD en zeker een film voor promotionele doeleinden

3. Technische voorzieningen:

De voorstellingen vinden plaats in een tent-hal het park, achter het kasteel van Schoten. Het podium meet 13 x 13 meter en heeft twee toegangshellingen. Er is algemene podium verlichting, regelbaar in intensiteit en kleur (rood), maar er zijn geen volgspots. Geluidsversterking omvat een groot aantal microfoons en foldback stage monitors. Tribunes en stoelen bieden plaats aan 2000 toeschouwers. Achter het podium zijn er gemeenschappelijke garderobes. In deze hall zal ook in de late avond de verbroederingsevenementen doorgaan, die we trouwens zeer belangrijk achten.

4. Groepen, Maaltijden en accommodatie

• Aantallen: De groep zou niet meer dan 40 leden mogen tellen, inclusief maximum 5 niet-optredende leiding en begeleiding. Andere medereizigers kunnen worden toegelaten, op eigen kosten en zover er accommodatie beschikbaar is.
• Informatie: Een gedetailleerde samenstelling van de groep (mannen / vrouwen, koppels, functies) moet zo snel mogelijk beschikbaar zijn. De lijst van de leden van de groep (met naam, geslacht, geboortedatum) moet ten laatste 1 mei beschikbaar zijn om de huisvesting te kunnen opstellen.
• Visa: Vergeet niet tijdig (ten laatste in maart) de nodige visa aan te vragen, een voldoende aantal extra personen op te nemen om die nadien om eender welke reden toch niet zouden kunnen meekomen, nog te kunnen invullen.
• Aankomst: De groepen dienen aan te komen de donderdag of ten laatste de vrijdag voor 12:00. Zij mogen niet vertrekken voor het slotnummer van de laatste vertoning op de volgende vrijdagavond.
• Accommodatie: er zijn twee soorten accommodatie:
• Collectief onderkomen in een school omgevormd in een simpel hotel met slaapzalen van ongeveer 10 personen,
• Privaat logement bij families, in principe per twee personen (deze logementen zijn te aanzien als “bed & breakfast” ). Hou er wel rekening mee dat deze mensen soms huisdieren hebben zoals katten of honden. Indien een van uw leden hier problemen mee zou hebben, gelieve ons dat dan op voorhand te laten weten. In dit opzicht zal het festival trachten de wensen van de groepen te respecteren en tijdig hieromtrent te informeren.
• Maaltijden: We serveren de Europese keuken. Groepen krijgen drie maaltijden per dag, en verfrissingen bij elk optreden. Elke aanvraag voor afwijkingen om religieuze of medische redenen dienen tijdige te worden gemeld.
• Klimaat: België heeft een gematigd zeeklimaat, wat betekent dat juli het weer kan variëren van droog en warm (30°C) tot regenachtig en kil (15°C) en dat binnen een tijdsbestek van 1 dag. Aangepaste kledij is daarom vereist.

5. Transport:

Het festival voorziet vervoer van de luchthavens of treinstations (in de Benelux of Parijs) naar het festival in Schoten, en terug.
Tijdens het festival zal er busvervoer beschikbaar zijn wanneer vereist.
Groepen die met eigen vervoer komen, krijgen een vergoeding voor de reis vanaf de Belgische grens (waar dan ook) tot aan het festival en terug.
Tijdens het festival kan het worden gevraagd de bus te gebruiken voor hun eigen vervoer, waarvoor zij worden vergoed.
De groep moet VOOR 30 mei hun vervoersplan over maken aan de organisatie: wijze van vervoer, luchthaven of station van aankomst en vertrek, datum/uur van aankomst en vertrek met vluchtnummers.

6. Vrije tijd

Vriendschappelijke ontmoetingen worden gerealiseerd op diverse manieren:
+ Parkzap (zie “Optredens & Voorstellingen”)
+ Animatie (zie “Optredens & Voorstellingen”)
+ Sociale evenementen (zie “Optredens & Voorstellingen”)
+ Excursies: Tijdens het festival wordt 1 gratis uitstap aangeboden aan de deelnemers: naar Antwerpen, de metropool met zijn Renaissance binnenstad van de XVI° eeuw en de wereldhaven.

7. Allerlei

• Gidsen: Per groep worden er 2 of 3 gidsen voorzien, die allen vlot de meest courante vreemde talen spreken: Engels, Frans, Spaans en Duits. Zij zijn het ganse festival beschikbaar.
• Hand gemaakte voorwerpen: Deelnemende groepen kunnen handgemaakte voorwerpen, platen, Cd’s en andere souvenirs tentoonstellen en verkopen voor eigen rekening.
• Uitwisseling van geschenken: Er is de mogelijkheid om geschenken uit te wisselen,
  a. met de burgemeester tijdens de receptie zondag om 11.45,
  b. met het festival comité op maandag tijdens de vergadering om 10.00.
  c. op donderdag tijdens de sociale optredens